Ignorieren Sie den administrativen, amtlichen Touch des Ausdrucks „Bestellwesen“. Nutzen Sie stattdessen die Möglichkeiten, wie sie ein optimierter Einkauf bietet. Und optimiert bedeutet – das schleckt keine Geiss weg – integriert! Gewachsene Einzellösungen basierend auf massgeschneiderter Software leisteten vielleicht über Jahre gute Dienste, haben aber ausgedient. Nur mit einem integrierten Bestell­wesen stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung, die Sie benötigen, um Bestellungen (und spätere Rückfragen!) effizient zu bearbeiten und kostenoptimiert als Abrufbestellung, als Rahmen­bestellung oder auch als Kontrakt, per Post, E-Mail (PDF) oder Telefax zu versenden.

Allein der Bestellvorschlag, wie ihn eine gut integrierte ERP-Software erstellt, spart unendlich viel Arbeitszeit, berücksichtigt er doch alle Parameter wie Lagerbestand, reservierte Ware, Bedarf, den geplanten Verbrauch und die Losgrösse. Dass er dabei auch den Zeithorizont für die Gültigkeitsdauer der Produkte (Validity) ein­bezieht, ist in den Bereichen Lebensmittel, Pharma und Kosmetik eminent wichtig. Und wenn der User, die Sachbearbeiterin mit dem Vorschlag nicht einverstanden ist, lässt sich dieser beliebig modifizieren.

Lieferanten-Management

Nur ein integriertes Bestellwesen sorgt dafür, dass die mit den Lieferanten vereinbarten Einsparungen auch erzielt werden und dass nicht an den oft mühsam ausgehandelten Verträgen und Rabattzusagen vorbei eingekauft wird. Ein solches System wird auch Teillieferungen über mehrere Bestellungen oder Bestellungen auf Abruf sowie Sammelbestellungen ermöglichen und Auskunft geben über offene Bestellungen und Liquidität.

Schwer quantifizierbar, aber einen gewaltigen Kostenfaktor bilden die zentral vorhandenen Daten, abrufbar auch vom entferntesten Lager: Nebst Einkaufspreisen und  katalogen sind darin auch Artikelspezifikationen, Verpackungshinweise und Transportvorschriften hinterlegt.

Dank dieser im System vorhandenen umfassenden Information lassen sich Lieferanten einfach bewerten im Hinblick auf Termintreue, Warenqualität und
Preis-/Leistungsverhältnis ihres Warenangebots.

Ob unter diesen Aspekten eine „Zettelwirtschaft“ mit dezentraler Tabellenkalkulation und Textverarbeitung immer noch billiger ist als der Einsatz einer integrierten Business Software – eine eher rhetorische Frage.

Einsparungen messen

Einsparungen sollten sich in der Gewinn- und Verlustrechnung niederschlagen, d.h. die Budgets müssen entsprechend gekürzt werden. Dies wiederum bedingt, dass Einsparungen nicht einfach aus der reduzierten Lieferantenrechnung übernommen, sondern übergreifend entlang der Produktionskette (Supply Chain) ermittelt werden.

Zur Veranschaulichung: Der Packmaterialeinkäufer eines grösseren Schweizer Pharmaherstellers verlangte ziemlich undifferenziert von seinen Lieferanten 5% tiefere Preise, um die vom Management vorgegebene Einsparungssumme zu erzielen. Sein Faltschachtellieferant reagierte notgedrungen mit etwas leichterer Kartonqualität. In der Folge ergaben sich untragbar häufige Störungen und Unterbrüche an den Verpackungslinien durch verklemmte Faltschachteln …

Sparpotenzial nutzen

Die bekannte global tätige Beratungsfirma A.T. Kearney ortet in ihrer Studie “Unlocking Value…” Sparpotenziale im Bestellwesen von deutlich über 14%, fügt aber hinzu: „Viele Unternehmen konnten keine wesentlichen Erfolge mit ihrem Supply Management erzielen, weil sie dieses nicht in ihre Einkaufsmanagement-Organisation integrieren konnten“.

…Voilà, eben dies ermöglicht Ihnen CASYMIR mit seinem mandanten- und fremdwährungsfähigen Modul EINKAUF.